- De corona-epidemie dwingt ondernemers en werknemers werkzaamheden digitaal en op afstand uit te voeren.
- Aangezien de thuisisolatie in Nederland mogelijk tot 1 juni zal duren, moet serieus geïnvesteerd worden in thuiswerktools.
- Voor vergaderingen en besprekingen met collega’s kunnen bedrijven terecht bij Zoom, Google, Microsoft Teams, Slack en Jitsi.
We rekenden op drie weken thuiswerken, maar het ziet ernaar uit dat Nederlanders tot zeker 1 juni zo veel mogelijk thuis moeten werken.
Dat betekent ook dat ondernemers, managers en werknemers de coronacrisis niet meer kunnen zien als een korte onderbreking van de normale werkzaamheden. Het is een serieuze verandering in hoe ze zullen werken de komende twee maanden.
Om dat goed te doen, moet er geïnvesteerd worden in werken-op-afstand-tools zoals Zoom en Microsoft Teams. Hieronder een lijst met de verschillende apps en tools die je kunt gebruiken om in de geïsoleerde tijden van Covid-19 te kunnen blijven vergaderen, overleggen, samen te werken en misschien ook een beetje te roddelen (rond je eigen koffiezetapparaat).
Voor videovergaderen is geen dure satellietverbindingen of apparatuur nodig. Het enige wat je op je computer of smartphone moet installeren zijn de volgende tools: Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams en Skype for Business, Slack of Jitsi.
1. Zoom, de nieuwkomer (gratis of betaald)
Zoom is nu al het succesverhaal van de Covid-19-pandemie. Met tientallen miljoenen downloads is dit een populaire tool om op afstand te vergaderen, maar ook af te spreken met grote groepen collega’s, vrienden en familie.
De app is gratis voor gebruikers met gesprekken korter dan 40 minuten en met minder dan 100 deelnemers. Wie gesprekken wil opnemen, de duur van meetings wil oprekken tot 24 uur, en met 100 (Zoom Pro), 300 (Zoom Business) of 1.000 deelnemers (Zoom Enterprise) wil vergaderen, moet daarvoor betalen.
Voor Zoom Pro is dat 13,99 dollar per maand per host, voor mkb-applicatie Business 18,99 dollar (minstens 10 hosts) en voor Enterprise 18,99 dollar (minstens 50 hosts).
Een voordeel van Zoom is dat je de videobeelden Instagram-waardig kunt maken. Met de 'Touch up my appearance'-functionaliteit zorg je ervoor dat je die zorgrimpels en bleke huid een beetje wegpoetst. Maar dit Zoom-filter helpt je niet je joggingpants, uitgelubberde T-shirt, stoppels of halflege bak granola uit beeld te photoshoppen.
2. Google Hangouts, alles geïntegreerd (gratis of betaald)
Je kunt natuurlijk ook terecht bij Google Hangouts voor vergaderingen. Deze functionaliteit gaat verder dan de gratis versie die Google-gebruikers al hebben.
Naast de handige Drive-functionaliteiten met tekstbestanden en spreadsheets waar je tegelijkertijd in kan werken met collega's, kun je ook vergaderen via het G Suite-pakket. Deze app is geïntegreerd met alle werk-op-afstand-functionaliteiten van Google zoals e-mail en Drive. Dit maakt het voor Android-gebruikers aantrekkelijk om gebruik te maken van G Suite.
De prijzen zijn ook aantrekkelijk. Het basispakket Basic, met Hangouts tot 100 deelnemers, is 4,68 euro per maand per gebruiker. Met het Business- en Enterprise-pakket nemen de deelnemers (tot 250), opslagruimte, zoekfunctionaliteiten en beveiliging toe. Deze kosten respectievelijk 9,36 euro en 23 euro per maand per gebruiker.
Voor Amerikaanse scholen biedt Google inmiddels G Suite en G Suite for Education gratis aan. In ieder geval tot 1 juli. Wie kiest voor deze videoconferencing-app kan die de eerste twee weken gratis uitproberen.
3. Microsoft Teams, oud en vertrouwd (gratis of betaald)
Ondernemers die kiezen voor Microsoft kunnen videoconferencen met Microsoft Teams. Dit is de nieuwe naam voor Skype For Business. Hiermee kunnen gebruikers naast groepsvergaderingen ook tegelijkertijd samen werken in documenten. Zo'n 44 miljoen mensen gebruiken momenteel Teams. Voor de coronacrisis mensen dwong thuis te blijven was dat meer dan 30 miljoen.
Er zijn vier versies beschikbaar: de gratis versie en drie betaalde varianten (tussen 4,20 en 19,70 euro per gebruiker per maand). Het gratis pakket van Microsoft Teams is beperkt, maar biedt wel de mogelijkheid voor een onbeperkt aantal gebruikers, het delen van grote bestanden (2 GB per gebruiker en 10 GB per kanaal). Met iedere upgrade worden de functionaliteiten uitgebreider.
In de VS is duidelijk geworden dat Zoom een grote concurrent aan het worden is van Microsoft Teams, schreef The Verge onlangs. Niet dat Teams aandacht tekortkomt. Vorige week meldden zich zeker 12 miljoen nieuwe gebruikers zich aan.
Om de strijd tegen Zoom en Hangouts niet te verliezen, verlengde het Microsoft eerder deze maand de proefperiode van Teams tot zes maanden (in de VS).
4. Slack (gratis of betaald)
Sinds 2014 kunnen werknemers op afstand chatten op het platform van Slack. De app heeft al meer dan 12 miljoen gebruikers en is populair op Nederlandse werkplekken.
In de gratis versie kunnen werknemers al een-op-een videobellen. Handig voor samenwerken voor een klus, even kletsen of roddelen met een kop koffie erbij, maar niet voor vergaderen. Videoconferences met grotere groepen zijn beschikbaar in de betaalde versies: Standard (6,25 euro per maand per gebruiker), Plus (11,75 euro) en Enterprise Grid (te onderhandelen).
5. Jitsi, het opensource alternatief (gratis)
Voor de kleinere bedrijven of zelfstandige ondernemers is er ook een gratis alternatief om te videovergaderen: Jitsi, een opensource videoconferencing-tool.
Jitsi is naast gratis, ook versleuteld. Volgens de makers is er minder vertraging tijdens het vergaderen dan bij de concurrenten, doordat audio en video niet eerst bewerkt worden voordat het de andere deelnemers bereikt. Al zullen vertragingen optreden als er veel gebruikers deelnemen.
Vooralsnog lijkt er geen limiet te zijn voor dat aantal bij Jitsi, al waarschuwen de ontwikkelaars dat bij grote aantallen alsnog vertraging optreedt in video en audio.
De app is beschikbaar voor mobiele apparaten (Android, iOS) en pc's. Maar gebruikers kunnen ook via de telefoon inbellen zonder de software te installeren. Voor de knutselaars is Jitsi ook aan te passen voor specifiek gebruik en op de eigen bedrijfsserver te installeren. Meetings kunnen ook opgenomen worden.
6. Kopano (tijdelijk gratis)
Foto: KopanoTot slot een Nederlands alternatief dat net als Jitsi opensource is. Het Delftse Kopano heeft hun videovergadering-tool Meet tijdelijk gratis beschikbaar gemaakt tijdens de coronacrisis. De software wordt onder meer gebruikt door onderzoeksinstituut CERN en Duitse universiteiten.